投標文件裝封與遞送

導言

投標最怕連開標資格都沒有！整理中小企業在投標文件裝封、密封、標示與遞送過程中最常犯的錯誤，教你如何避免廢標。

一、 書面密封：絕不能輕忽的封口程序

為什麼重要

投標文件應以書面密封；未依招標文件規定投標而於開標前發現者，應不予開標。^[1]

怎麼做

在完成所有投標文件（如資格文件、規格文件、標價清單等）的用印與整理後，廠商必須將這些文件全數放入「不透明」的信封或容器中。放入後，請務必確實封口。書面密封係將投標文件置於不透明之信封或容器內，並以漿糊、膠水、膠帶、釘書針、繩索或其他類似材料封裝。^[2]新莊國小本案建議廠商於封口加蓋投標廠商或負責人或代表人印章。^[3]絕對不能只用透明資料夾或未封口的公文袋遞送。

哪裡看得到

投標文件應以書面密封的強制規定，來自《政府採購法》第 33 條第 1 項。對於「書面密封」的具體定義與材料說明，則清楚記載於《政府採購法施行細則》第 29 條第 1 項。

二、 外標封標示：廠商名稱與地址

為什麼重要

信封上或容器外應標示廠商名稱及地址；案號或招標標的依各案招標文件辦理。^[2]

怎麼做

無論是使用機關隨招標文件附上的制式外標封，還是廠商自備的不透明信封，封套外側都必須清晰、端正地書寫或黏貼「廠商名稱」及「廠商地址」。此外，多數招標文件會規定在外標封上同時註明「採購案號」或「招標標的名稱」。廠商在寄出或遞交前，應由第二人進行最後的核對，確保外標封上的公司名稱與內部登記的資格文件完全一致，避免因縮寫或別名造成審標時的困擾。

哪裡看得到

外標封必須標示廠商名稱及地址的規定，明訂於《政府採購法施行細則》第 29 條第 2 項。

三、 投標期限與送達地點

為什麼重要

投標文件應於投標截止期限前，以郵遞或專人送達招標機關或其指定之場所。^[1]此外，若送錯了地點，導致機關收發單位未能在期限前簽收，同樣會被視為逾期，連開標的資格都拿不到。

怎麼做

廠商必須仔細閱讀招標文件上的「投標截止時間」與「收受投標文件之地點」。採郵遞方式者，投標文件仍須在截止期限前送達指定場所。^[1]專人送達者，應在截止期限前送達招標文件指定場所。^[1]請注意，機關指定的送達地點，依法不能僅限於「郵政信箱」，必定會有實體的收件處所供專人送達。

哪裡看得到

投標文件應於投標截止期限前送達招標機關或指定場所的規定，位於《政府採購法》第 33 條第 1 項。關於指定場所不得以郵政信箱為唯一的規定，則見於《政府採購法施行細則》第 29 條第 3 項。

四、 分段開標的裝封差異

為什麼重要

機關辦理分段開標，得規定資格、規格及價格分段投標分段開標或一次投標分段開標。^[2]一次投標分段開標時，各段開標用投標文件應分別密封；未依招標文件規定投標者，依採購法第50條處理。^[1]

怎麼做

依招標文件實際設定的開標段別，將各段所需投標文件分別密封；機關得將資格與規格或規格與價格合併開標。^[2]有的招標文件會進一步指定資格文件、規格文件、標價清單各自放入不同標封，分別密封後再裝入外標封，是否如此以各案招標文件規定為準。^[3]分別密封後是否再以大封套合併裝封，同樣依各案招標文件規定。^[3]採一次投標分段開標之案件，應依規定分別密封投標文件，不宜逕自混裝於同一信封；未採分段開標者，是否須合併裝入同一標封，則依個案招標文件規定辦理，不宜逕自拆分投遞。

哪裡看得到

分段開標的裝封方式以各案招標文件為準。

延伸閱讀：投標須知中的裝封規定、資格文件查核、開標時的文件審查

FAQ

Q1：投標文件一定要用機關發的專用信封嗎？

不一定。廠商可以將投標文件置於不透明之信封或容器內密封，外標封上須標示廠商名稱及地址，不強制使用機關發放的封套，但仍應符合招標文件規定。

Q2：只差了一分鐘送達指定地點，還可以收件嗎？

投標文件應於投標截止期限前，以郵遞或專人送達招標機關或其指定之場所。^[1]

Q3：甚麼是「書面密封」？用釘書機釘起來算嗎？

書面密封是指將文件置於不透明信封或容器內，並以漿糊、膠水、膠帶、釘書針、繩索等類似材料封裝。若單純將紙張對折釘起來而未裝入不透明封套，則不符規定。

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本文為教育性整理，以各案招標文件為準